ประวัติบริษัท IPaper จำกัด (มหาชน)
บริบัท IPaper จำกัดมหาชนจัดตั้งเมื่อวันที่ 1 ม.ค. พ.ศ.2555 เพื่อผลิตกระดาษที่มีคุณภาพราคาประหยัดและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมโดยใช้วัสดุดิบจากแวดล้อมจากธรรมชาติ
ใช้กระบวนการผลิตที่ทันสมัยจึงได้กระดาษที่มีคุณภาพดี
นโยบายบริษัท
1.เลือกใช้กระบวนการ
อุปกรณ์ และระบบผลิตที่มีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมน้อยที่สุด
2.เลือกใช้วัตถุดิบและพลังงานในกระบวนการผลิตเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
3.ประหยัดงบประมาณและทำให้เกิดผลกำไรมากที่สุด
4.บริการรวดเร็วฉับไวทันใจลูกค้า
วัตถุประสงค์ของธุรกิจ
1
เพื่อเพิ่มยอดขายให้มากขึ้น
2
เพื่อพัฒนาคุณภาพในการทำงานของพนักงาน
3.เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น
4.เพิ่มภาพลักษณ์ของบริษัท
ปัญหาภายในแผนก
แผนกการขาย
มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า
โดยแผนกการขายจะมีการเก็บข้อมูลลูกค้าที่สั่งซื้อและข้อมูลการส่งของ
ปัญหาแผนกการขาย
1. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร
เพราะเอกสารแต่ละชนิดจะจัดเก็บอยู่ในแฟ้ม
2. ค้นหาเอกสารได้ยากเนื่องจากเอกสารมีเยอะ และจัดเก็บไว้หลายที่
3. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามรถตรวจสอบได้ว่าเอกสารอยู่ตรงไหน
เนื่องจากการเก็บเอกสารยังมาเป็นระบบ
4. ข้อมูลมีการซับซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อของหลายครั้ง แต่พนักงานขายเก็บข้อมูลทุกครั้งทำให้เอกสารซ้ำซ้อน
5. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
แผนกจัดส่งสินค้า
มีหน้าที่จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า
ปัญหาแผนกจัดส่งสินค้า
1. เอกสารข้อมูลมีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด
ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสารทุกชนิด จัดเอกสารภายในแฟ้ม ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก
เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระบบ
3. ถ้าข้อมูลสูญหาย จะทำให้ไม่สามารถจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้
อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
4. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าอาจใช้เวลานาน
เนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
แผนกการผลิต
มีหน้าที่ในการผลิตให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า
ปัญหาแผนกการผลิต
ปัญหาการผลิตสินค้าเกิดการล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด และไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด
และไม่ต้องการที่กำหนดไว้
1.สินค้าไม่มาตามกำหนด
2. สินค้าไม่ครบตามจำนวนที่สั่งซื้อ
แผนกการบัญชี
หน้าที่จัดการเงินค่าสินค้าและจัดทำบัญชีของบริษัทพร้อมทั้งทำรายงานงบการเงินเสนอผู้บริหารโดยผู้รับผิดชอบสั่งซื้อจากแผนกการขาย
ปัญหาของแผนกบัญชี
1. เอกสารมีจำนวนมาก
และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. เปลือนพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร
เพราะเอกสารทุกชนิดต้องเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก
เนื่องจากมีเอกสารจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. เอกสารสูญหาย
เพราะมีจำนวนมากและเอกสารส่วนใหญ่เกี่ยวกับการเงินหากสูญหายบริษัทก็ได้รับความเสียหายจำนวนมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ล่าช้า
และไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดความผิดพลาด
หรือเอกสารไม่ถูกต้อง
แผนกคลังสินค้า
แผนกสินค้ามีหน้าที่ตรวจสอบสินค้าและรับซ่อมสินค้าจากแผนกการขายสินค้าเพื่อจัดส่งไปยังแผนกจัดส่งสินค้า
ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
1. เอกสารข้อมูลมีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิด
2. เปลืองพื้นที่ในการตรวจสอบและจัดเก็บเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารข้อมูลหายได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
4. ในการเช็คสต๊อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถเช็คได้
แผนกซ่อมบำรุง
แผนกซ่อมบำรุงมีหน้าที่ในการซ่อมบำรุงอุปกรณ์ที่ชำรุด และหมั่นตรวจสอบอุปกรณ์ให้ใช้งานได้เสมอ
ปัญหาของแผนกซ่อมบำรุง
1. ตรวจสอบไม่ตรงจุด
2. ทำงานล่าช้า
3. ขาดความรู้ด้านโครงสร้าง
ปัญหาระหว่างแผนก
แผนกซ่อมบำรุง-แผนกบัญชี
-เบิกเงินในซ่อมบำรุ่งล่าช้า
แผนกบัญชี-แผนกซ่อมบำรุง
-บัญชีไม่ทราบยอดการใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง
แผนกซ่อมบำรุง-แผนกจัดซื้อสินค้า
-เกิดการซ่อมแซมล่าช้าเพราะจัดซื้ออุปกรณ์ล่าช้า
แผนกการผลิตสินค้า-แผนกซ่อมบำรุง
-ฝ่ายซ่อมบำรุงไม่ทราบจุดปกพร้องทีแน่นนอนของแผนกการผลิตทำให้เกิดความล่าช้าในการผลิตสินค้า
แผนกการผลิต-แผนกการขาย
-รายการสินค้าที่มาจากแผนกการขายเกิดความล่าช้าไม่ชัดเจน
-อาจมีรายการสินค้าตกหล่นไม่ชัดเจน
แผนกการคลัง-แผนกผลิตสินค้า
-ปัญหาการจัดเก็บเป็นสินค้า การเคลื่อนย้ายสินค้า
แผนกจัดซื้อ-แผนกบัญชี
-การเบิกเงินในการซื้อมีความล้าช้า
-บัญชีไม่ทราบยอดที่แน่นนอนในการจัดซื้อ
แผนกจัดซื้อ-แผนกผลิตสินค้า
-การจัดซื้ออุปกรณ์การผลิตอาจไม่ตรงกับวัตถุประสงค์
แผนกบัญชีกับจัดส่งสินค้า
-ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่แจ้งยอดให้แผนกบัญชีทราบบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้เพราะต้องทราบยอดสินค้าและคงเหลือแต่ละงวด
สรุปปัญหาทั้งหมด
1.เอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระบบ
2.เปลื้องพื้นที่ในการจัดเอกสารเพราะเอกสารทุกชนิดต้องเก็บไว้ภายในแฟ้ม
3.ค้นหาเอกสารได้ยากเนื่องจากมีเอกสารจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
4.เอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีจำนวนมากและเอกสารส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการเงินหากสูญหายบริษัทจะได้รับความสูญหายมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินตรวจสอบได้ช้าไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดหรือเอกสารไม่ถูกต้อง
7. ในการเช็คสต๊อกอาจเกิดการผิดพลาดขึ้นเนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ผิดพลาดในการตรวจเช็คได้
8.การซ่อมบำรุงไม่ตรงจุดทำให้เกิดการล่าช้า
9. ขาดความรู้ทางด้านโครงสร้าแต่ละชนิด
10. ข้อมูลมีการซ้ำช้อน – เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสิ้นค้าหลายครั้งพนักงานขายก็บข้อมูลทุกครั้งทำให้เอกสารซ้ำซ้อน
11. ถ้าข้อมูลสูญหาย จะเกิดความเสียหายกับทางบริษัท
12. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้า อาจใช้เวลานาน
เพราะจะต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
13. สั่งสินค้าแล้วไม่มาตามกำหนดการณ์
14. สินค้าได้ไม่ครบตามจำนวนการสั่งซื้อ
15. สินจัดซื้อไม่ตรงตามต้องการ
16. การเบิกเงินมีการล่าช้า
17. บัญชีไม่ทราบยอดที่แน่นอน
18. การล่าช้าในการจัดซื้ออุปกรณ์การผลิต
19. บัญชีไม่ทราบการเบิกจ่ายเงินในแต่ละแผนก
20. เกิดการซ้อมแบบล่าช้าเพราะขาดทักษะและโครงสร้างรวมถึงองค์ประกอบในซ่อมและปรับปรุง
21. การผลิตสินค้าไม่พอสำหรับความต้องการในตลาด
22. รายการสินค้าเพิ่มมาจากการขายทำให้เกิดความผิดพลาดหรือเกิดความล่าช้าไม่ชัดเจน
23. อาจมีการตกหล่นทำให้ไม่สามารถผลิตสินค้าได้ตามยอดที่แน่นอน
24. ปัญหาการจัดเก็บสินค้าการเคลื่อนย้ายจากฝ่ายผลิตไปยังคลัง
25. ปัญหาลุกค้าชำระเงินแล้วมัดจำเงินแล้ว
ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา
1.ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย
2.ระบบการจัดเก็บเอกสาร
3.ระบบการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า
4.ระบบการจัดส่งสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
ขั้นตอนที่ 1
ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา
ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรรค์ระบบที่ต้องการพัฒนา
1.ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา
งบประมาณที่บริษัทจัดสรร 230,000 บาท
ความเกี่ยวข้องของระบบที่จะนำมาแก้ไขปัญหาในแผนกต่างๆ
ชื่อระบบที่ต้องการพัฒนา
|
แผนกที่เกี่ยวข้อง
|
ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย
|
บัญชี การขาย จัดซื่อ จัดส่ง คลัง ซ่อมบำรุง การผลิต
|
ระบบการจัดเก็บเอกสาร
|
บัญชี การขาย จัดซื่อ จัดส่ง คลัง ซ่อมบำรุง การผลิต
|
ระบบจัดเก็บข้อมูลสินค้า
|
การขาย
|
ระบบการจัดส่งสิ้นค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
|
จัดส่งสินค้า การคลังสินค้า
|
2 จำแนกและจัดกลุ่มระบบ
ระบบทั้ง 4 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้
1.ระบบบัญชีรายรับ
รายจ่าย
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิมทำให้ใช้งานได้รวดเร็วขึ้นและสะดวกต่อการเก็บข้อมูลของ
รายรับรายจ่ายและสามารถบริการลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น
2.ระบบการจัดเก็บเอกสาร
วัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว
เป็นระเบียบ ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บ
ง่ายต่อการค้นหาเอกสารทำให้แฟ้มข้อมูลไม่สูญหาย
3.ระบบการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของลูกค้าไว้เนื่องจากลูกค้าบางรายมีการซื้อสินค้าอยู่เป็นประจำจึงจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าที่เคยซื้อสินค้าไว้เพื่อให้การซื้อขายครั้งต่อไปง่ายต่อการติดต่อกับลูกค้าและทำให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.ระบบการจัดส่งสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการตรวจสอบสินค้าในสต็อกก่อนที่จะจัดส่งสินค้าทำให้ทราบปริมาณสินค้าในสต็อกว่ามีมากน้อยเพียงได
เพียงพอที่จะส่งให้ลูกค้าหรือไม่ทำให้สินค้าไม่เกิดการสุญหาย
และทราบข้อมูลของสินค้าอยู่ตลอดเวลา ทำให้การจัดส่งสินค้าไม่มีปัญหา
ตรงตามความต้องการของลูกค้า
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 4 แล้ว
พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำ
เป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด
ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์
ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด
และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด จากตารางต่อไปนี้
3 เลือกระบบที่เหมาะสม
จากตารางเปรียบเทียบระบบตามวัตถุประสงค์ของบริษัท
พบว่าระบบพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจทางการตลาดตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด
แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้ว
เห็นควรว่าจะต้องนำ ระบบทั้ง 4 มาพิจารณาตามข้อจำ กัดเพิ่มเติม ได้แก่ ขนาดของโครงการ
และผลประโยชน์ที่จะได้รับ
เนื่องจากหากระบบใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง
ทำ ให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัทยังไม่สามารถทำ ได้
แสดงรายละเอียดในตารางต่อไปนี้
จากการพิจารณาระบบทั้ง 4 ระบบตามวัตถุประสงค์
ขนาดของระบบที่ต้องการพัฒนา และผลประโยชน์ จะพบว่าระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์
และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบบัญชีรายรับรายจ่ายและสั่งซื้อสินค้า ซึ่งตรงตามนโยบายของบริษัท
การพัฒนาส่วนนี้ครอบคลุมทางด้านการทำบัญชีของบริษัทและการเงินของบริษัท
และทางด้านผู้บริหารก็ยอมรับกับระบบที่จะพัฒนานี้
การเสนอแนวทางเลือก
ในการนำระบบพัฒนาระบบงานบัญชีมาใช้งาน
หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม
และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการทำงานซ้ำซ้อนกันของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัทการทำบัญชีรายรับรายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท
เพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชีตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว
และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ
งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ
มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งานโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 3 ทางเลือก
ทางเลือกที่ 1 : ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ
|
แนวทางเลือกทั้ง
2 แนวทาง ในการจัดการระบบการสั่งจองสินค้า
|
||
หาซื้อ ซอฟแวร์ B
|
||||
ความต้องการที่คาดว่าได้รับ
|
||||
1
|
หน้าที่การทำงาน
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
|
|
2
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กร
|
ไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการแต่ก็ไม่กระทบองค์กร
|
|
เงื่อนไข
|
||||
1
|
ต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบ
|
100,000
|
85,000
|
|
2
|
การบริการหลังติดตั้งแล้วเสร็จ
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน
7 วัน โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน
5 วัน โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
|
|
3
|
คู่มือประกอบการใช้งาน
|
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน
พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
|
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน
พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
|
|
4
|
ระยะเวลาการทำระบบเสร็จ
|
45วัน
|
30วัน
|
|
การประเมินแนวทางเลือกที่ 1
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ
ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก(
คะแนนเต็ม10 )
|
|
หาซื้อ Software A
|
หาซื้อ Software B
|
|
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
|
3
|
2
|
โปรแกรมเมอร์ 1
|
3
|
2
|
โปรแกรมเมอร์ 2
|
3
|
3
|
รวม
|
9
|
7
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
90%
|
70%
|
เกณฑ์ที่ได้
|
ดีมาก
|
ดี
|
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software
A มาใช้งาน
เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ
|
แนวทางเลือกทั้ง 2 แนวทาง
ในการจัดการระบบการสั่งจอง
|
||
ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบA
|
ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A
|
|||
ความต้องการที่คาดว่าได้รับ
|
||||
1
|
หน้าที่การทำงาน
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ได้จัดทำไว้
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ได้จัดทำไว้
|
|
2
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้
|
|
เงื่อนไข
|
||||
1
|
ต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบ
|
250,000
|
200,000
|
|
2
|
การบริการหลังติดตั้งแล้วเสร็จ
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 5 วัน
โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 3 วัน
โดยเสียค่าใช้จ่าย
|
|
3
|
คู่มือประกอบการใช้งาน
|
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน
พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
|
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน
พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
|
|
4
|
ระยะเวลาการทำระบบเสร็จ
|
2 เดือน
|
45 วัน
|
|
การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน)
เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้
ปรับปรุง
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก(
คะแนนเต็ม10 )
|
|
ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A
|
ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ B
|
|
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
|
3
|
2
|
โปรแกรมเมอร์ 1
|
3
|
2
|
โปรแกรมเมอร์ 2
|
3
|
3
|
รวม
|
9
|
7
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
90%
|
70%
|
เกณฑ์ที่ได้
|
ดีมาก
|
ดี
|
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
แนวทางเลือกที่ 3: ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ มีรายละเอียดเพิ่มเติมดังตารางต่อไปนี้
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขพิจารณา
|
ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
|
ความต้องการของระบบพัฒนาระบบงานบัญชี
|
||
1
2
|
หน้าที่การทำงาน
ความยืดหยุ่น
|
สมารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนด
คุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้เอง
นอกจากการปรับแต่งระบบได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานแล้ว
ยังได้ออกแบบระบบให้สามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตได้ด้วย
|
เงื่อนไข
|
||
1
2
|
ต้นทุน
การบริการหลังการติดตั้งแล้วเสร็จ
|
230,000
สามารถให้การฝึกอบรมแก่ผู้ใช้งานรวมไปถึงการบำรุงรักษาระบบให้เป็นปัจจุบัน
|
3
4
5
|
คู่มือประกอบการใช้งานระยะเวลาส่งมอบระบบ
ขีดความสามารถของพนักงาน
|
จัดทำคู่ประการใช้งาน
6 เดือน
ทีมงานทั้ง 3 คน
มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบเองได้
โดยใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่มีอยู่เดิมและเพิ่มเติมได้เอง
|
การประเมินแนวทางเลือกที่ 3 ไม่มี ในที่นี้ไม่มีข้อเปรียบเทียบ
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3
ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า
มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ
โดยใช้ระยะเวลาดำ เนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน
และมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 230,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา
ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำ รองฉุกเฉิน เป็นต้น)
เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำ
เสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณา เลือกแนวทางตามที่ได้นำ
เสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม
โดยมีรายละเอียดดังนี้
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขพิจารณา
|
แนวทางเลือกทั้ง
3
|
||
การจัดซื่อซอฟแวร์สำเร็จรูป A
|
ว่าจ้างบริษัทจากบุคคลภายนอก
พัฒนาระบบที่ A
|
ใช้ทีมงามเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
|
||
ความต้องการของระบบ
|
||||
1
|
หน้าที่การทำงาน
|
ตรงตามข้อกำหนดในการพัฒนาระบบบัญชีรายรับ-รายจ่าย
และการสั่งซื่อสินค้า
|
ตรงตามข้อกำหนดในการพัฒนาระบบบัญชีรายรับ-รายจ่าย
และการสั่งซื่อสินค้า
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่จัดทำไว้
|
2
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้
ไม่มีผลกระทบต่อโครงสร้าง
|
ปรับแต่งได้
ไม่มีผลกระทบต่อโครงสร้าง
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานแล้วยังได้ออกแบบระบบให้สามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตได้ด้วย
|
เงื่อนไข
|
||||
1
|
ต้นทุน รวมค่าบำรุงรักษาระบบ
|
100,000
|
250,000
|
230,000
|
2
|
การบริการหลังการขาย/ติดตั้งแล้วเสร็จ
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 7 วัน
โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 5วัน
โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
|
สามารถให้การฝึกอบรมแก่ผู้ใช้งานรวมไปถึงการบำรุงรักษาระบบให้เป็นปัจจุบัน
|
3
|
คู่มือประกอบการใช้งาน
|
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน
พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
|
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน
พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
|
จัดทำคู่ประการใช้งาน
|
4
|
ระยะเวลาส่งมอบ
|
30 วัน
|
2 เดือน
|
6 เดือน
|
ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก
โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร
โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก(
คะแนนเต็ม10 )
|
||
จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
|
ว่าจ้างบริษัทจากบุคคลภายนอก
พัฒนาระบบ
|
ใช้ทีมงามเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
|
|
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
|
2
|
3
|
4
|
โปรแกรมเมอร์ 1
|
2
|
3
|
3
|
โปรแกรมเมอร์ 2
|
2
|
2
|
2
|
รวม
|
6
|
8
|
9
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
60%
|
80%
|
90%
|
เกณฑ์ที่ได้
|
พอใช้
|
ดี
|
ดีมาก
|
สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
(In-House
Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว
ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท
พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
ขั้นตอนที่ 2
การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
เป้าหมาย
นำระบบสาระสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบบัญชี
การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัทเพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชี
วัตถุประสงค์
โครงการการพัฒนาระบบบัญชี
การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท
มีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ
และพัฒนาให้เป็นระบบงานบัญชีที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้
ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ
ขอบเขตของระบบ
โครงการพัฒนาระบบการการพัฒนาระบบบัญชี
การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัทได้มีการจัดทำขึ้นโดยการว่าจ้างบริษัท A มารับผิดชอบโครงการ
พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
· ระบบจะต้องสามารถทำเกี่ยวกับรายรับ และ รายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า
· ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้
· ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก
· ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน
· ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
· การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
· การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
· ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
· เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและสูญหายได้
· ยากต่อการหาข้อมูล
· การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน
ความต้องการในระบบใหม่
ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ
· ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
· สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย การสั่งซื้อสินค้า และตรวจสอบข้อมูลดั่งกล่าวได้
· สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
· สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
· การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายจัดซื้อ
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
· บริษัทสามารถตรวจสอบแก้ไข รายรับรายจ่าย การสั่งซื้อสินค้า
· บริษัทสามารถทราบยอดรายรับ-จ่ายของบริษัท
· บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น
· ขั้นตอนการทำงานของระบบบัญชีในบริษัทที่มีความรวดเร็ว
· ค่าสั่งจอง-การซื้อ ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน
· สามารถจัดเก็บยอดรายรับ-จ่ายของบริษัทได้รวดเร็วและถูกต้อง
และมีเอกสารใบเสร็จยืนยันให้ลูกค้า
· การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
· ลดระยะเวลาในการทำงาน
แนวทางในการพัฒนา
การพัฒนาระบบของบริษัท I-Paper เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของ
ของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัทการทำบัญชีรายรับรายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท
เพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชีตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว
และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ
งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ
มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ
1.
การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
2.
การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
3.
การวิเคราะห์ระบบ
4.
การออกแบบเชิงตรรกะ
5.
การออกแบบเชิงกายภาพ
6.
การพัฒนาและติดตั้งระบบ
7.
การซ่อมบำรุงระบบ
ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )
ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )
เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท
เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร
ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท I-Paper ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
· จัดเก็บข้อมูลรายรับ-รายจ่าย สั่งซื้อสินค้า
· ประหยัดระยะเวลารายรับ-รายจ่าย สั่งซื้อสินค้า
· การตรวจสอบการสั่งจองสินค้า
ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน
ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
· เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน
· กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
· วางแผนการทำงานของระบบใหม่
ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์
1.
ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของระบบบัญชี
มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม
และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งซื้อสินค้า
2.
การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ
3.
จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้
ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ
เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน
ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน
ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ
ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง
ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบรายรับรายจ่าย ฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น
ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป
ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ
ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม
เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่
ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
· เขียนโปรแกรม
· ทดสอบโปรแกรม
· ติดตั้งระบบ
· จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่
7 การซ่อมบำรุงระบบ
อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว
เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด
แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง
คือ รายรับ-รายจ่า ระบบการสั่งซื้อสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้
- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
- ประมาณการใช้ทรัพยากร
- ประมาณการใช้งบประมาณ
- ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้
- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน7 เครื่อง
3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 2 เครื่อง
1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน7 เครื่อง
3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 2 เครื่อง
4. อุปกรณ์ต่อพวง 7 ชุด (ตามความเหมาะสม)
ประมาณการใช้งบประมาณ
1. ค่าตอบแทนสำหรับทีมพัฒนาระบบ 120,000 บาท
2. ค่าอุปกรณ์ต่างๆในการดำเนินงาน 75,000
บาท
3. ค่าบำรุงรักษาระบบ
35,000 บาท
รวม 230,000 บาท
ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบรายรับ-รายจ่าย ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 6 เดือน นับตั้งแต่
เดือน มกราคม – มิถุนายน 2555 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด
ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ
เมื่อโครงการพัฒนา ระบบรายรับ-รายจ่าย
ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น
จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม
ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการสังเกตการณ์โดยสังเกตการณ์แบบไม่รู้ตัว
ออกสังเกตการณ์
บุคคลผู้ที่ถูกสังเกตการณ์ คือบุคคลที่ทำหน้าที่เดินส่งเอกสารต่างในบริษัท
โดยแต่ละแผนกอยู่ไกลกัน
ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการสังเกตการณ์
สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
· การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
· การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
· ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
· เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและ
สูญหายได้
· ยากต่อการหาข้อมูล
· การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน
ความต้องการในระบบใหม่
ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ
· ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
· สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย และตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้
· สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
· สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนที่
4
แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ
แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ ระบบพัฒนาระบบงานบัญชี บริษัท I-Paper
ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่
(System Requirement Structuring)
อธิบาย Context Diagram
จาก Context Diagram ของระบบรายรับ-รายจ่าย ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน แหล่งสินค้า ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบรายรับ-รายจ่ายนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ ได้ดังนี้
จาก Context Diagram ของระบบรายรับ-รายจ่าย ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน แหล่งสินค้า ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบรายรับ-รายจ่ายนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ ได้ดังนี้
แผนกการขาย
- แผนกการขายจะส่งข้อมูลใบเสร็จรับเงิน,ข้อมูลยอดขายในแต่ละเดือนและข้อมูลรายจ่ายในแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายงานยอดขายทั้งหมดกลับมาให้แผนกขาย
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายของแผนกขายกลับมา
แผนกบัญชี
- ต้องการรับทราบยอดขายในแต่ละเดือน
- ต้องการข้อมูลใบเสร็จรับเงิน
- ส่งข้อมูลเบิกจ่ายของแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายงานใบเสร็จรับเงินทั้งหมดให้กับแผนกบัญชี
- ระบบจะส่งรายงานรายรับ-รายจ่ายทั้งหมดให้กับแผนกบัญชี
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายของแผนกบัญชีกลับมา
แผนกการคลัง
- จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกการคลัง
แผนกจัดส่งสินค้า
- จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกจัดส่งสินค้า
แผนกจัดซื้อสินค้า
- จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกจัดซื้อสินค้า
แผนกการผลิต
- จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกการผลิต
แผนกซ่อมบำรุง
- จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
- ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกซ่อมบำรุง
Data Flow Diagram Level 0
อธิบาย Data flow Diagram Level 0
จาก Context
Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ
ดังรายละเอียดต่อไปนี้
Process 1.0
แผนกขายส่งข้อมูลยอดขายให้กับระบบ ระบบจะนำข้อมูลยอดขายในแต่ละเดือนไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลยอดขาย
แผนกขายส่งข้อมูลยอดขายให้กับระบบ ระบบจะนำข้อมูลยอดขายในแต่ละเดือนไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลยอดขาย
แผนกขายส่งข้อมูลใบเสร็จรับเงินให้กับระบบ
ระบบจะนำข้อมูลใบเสร็จรับเงินไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงินแล้วระบบจะทำการประมวลผมรายรับจากใบเสร็จรับเงินออกมาเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายรับ
Process 2.0
แต่ละแผนกจะทำการส่งข้อมูลการเบิกจ่ายของแผนกนั้นไปให้ระบบ ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปให้แผนกที่ส่งข้อมูลเข้ามาแล้วระบบจะทำการส่งข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลการเบิกจ่ายของแต่ละแผนกที่ส่งข้อมูลเข้ามา
แต่ละแผนกจะทำการส่งข้อมูลการเบิกจ่ายของแผนกนั้นไปให้ระบบ ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปให้แผนกที่ส่งข้อมูลเข้ามาแล้วระบบจะทำการส่งข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลการเบิกจ่ายของแต่ละแผนกที่ส่งข้อมูลเข้ามา
แล้วระบบจะทำการส่งข้อมูลจากแฟ้มการเบิกจ่ายของแต่ละแผนกไปเก็บรวบรวมไว้ที่
แฟ้มข้อ มูลรายจ่ายทั้งหมด
Process 3.0
ระบบจะทำการสั่งพิมพ์รายงาน
รายรับ-รายจ่ายให้กับแผนกบัญชีโดยดึงข้อมูลจกแฟ้มข้อมูลรายรับและแฟ้มข้อมูลรายจ่ายทั้งหมดมาพิมพ์ให้กับแผนกบัญชี
ระบบจะทำการสั่งพิมพ์
รายงานใบเสร็จรับเงิน โดยดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงินมาพิมพ์
ระบบทำการสั่งการพิมพ์รายงานยอดขายทั้งหมดให้กับแผนกการขายโดยระบบจะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลยอดขายมาพิมพ์
อธิบาย Data flow Diagram Level 1
Process 1.1
ได้รับข้อมูลยอดขายจากแผนกขาย ระบบจะส่งข้อมูลยอดขายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลยอดขายทั้งหมด
Process 1.2
ได้รับข้อมูลใบเสร็จรับเงินจากแผนกขาย ระบบจะส่งข้อมูลใบเสร็จรับเงินไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงิน
Process 1.3
ได้รับข้อมูลในใบเสร็จจากแฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงินแล้วนำมาประมวลผลคิดค่ารายรับที่ได้ออกมา แล้วส่งข้อมูลรายรับไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายรับ
Process 2.1
แผนกการขายส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกขาย
ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกขาย แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกขาย
Process 2.2
แผนกบัญชีส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกบัญชีระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกบัญชีแล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกบัญชี
Process 2.3
แผนกจัดส่งสินค้าส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกจัดส่งสินค้า
ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกจัดส่งสินค้า แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกจัดส่งสินค้า
Process 2.4
แผนกจัดซื้อสินค้าส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกจัดซื้อสินค้า
ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกจัดซื้อสินค้า แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกจัดซื้อสินค้า
Process 2.5
แผนกคลังสินค้าขายส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกคลังสินค้า
ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกคลังสินค้า แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกคลังสินค้า
Process 2.6
แผนกซ่อมบำรุงส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกซ่อมบำรุง
ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกซ่อมบำรุง แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกซ่อมบำรุง
Process 2.7
แผนกการผลิตส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกการผลิตระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกการผลิต
แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกการผลิต
Process 2.8
ระบบรวมยอดรายจ่ายจะได้รับข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายจ่ายของทุกแผนกแล้วจะส่งยอดรวมรายจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 5
การออกแบบ User Interface
รูปที่ 1
ปุ่มตัวเลือก การกรอกข้อมูล ถ้าคลิกปุ่มข้อมูลรายรับก็จะเข้าสู้ขั้นตอนการกรอกข้อมูลรายรับ(ข้อมูลใบเสร็จรับเงิน)ถ้าคลิกปุ่มข้อมูลรายจ่ายก็จะเข้าสู้ขั้นตอนการกรอกข้อมูลรายจ่าย
รูปที่ 2
พิมพ์ลำดับ ที่ช่องลำดับ และกรอกข้อมูล วันที่ ชื่อผู้สินค้า
จำนวนสินค้าที่ซื้อ ราคาสินค้า รวมถึง กรอกชื่อผู้รับเงิน คลิกปุ่ม
บันทีกเพื่อจัดเก็บข้อมูล และกดปุ่มพิมพ์เพื่อพิมพ์ข้อมูลรายรับ
รูปที่ 3
จากรูปที่ 1 ถ้ากรณีคลิกปุ่มข้อมูลรายจ่าย
ขั้นแรกให้เลือกแผนกที่ทำการเบิกจ่ายจากช่อง เลือกแผนก เมื่อได้แผนก
ในที่นี่สมมุติว่าเลือกแผนกการขาย ให้คลิกยืนยัน เพื่อไปสู้ขั้นตอนต่อไป
และคลิกปุ่มยกเลิกเพื่อไม่ต่องการกรอกข้อมูลรายจ่าย
รูปที่ 4
ให้ทำการเพิ่มข้อมูล โดยการกรอกข้อมูล
ลำดับที่ ว่าทำการเบิกจ่ายเป็นครั้งที่เท่าไร และกรอกวันที่
เรื่องที่ต้องการเบิกที่หัวข้อการการเบิกจ่าย ว่านำเงินจากกการเบิกจ่ายไปใช้จ่ายอะไร
จำนวนเงินเบิกจ่าย และลงชื่อผู้เบิกจ่าย กดปุ่มบันทึก เพื่อจัดเก็บข้อมูล คลิกปุ่มแก้ไข
เพื่อแก้ข้อมูลที่อาจกรอกผิดพลาด และคลิกปุ่มพิมพ์เพื่อทำการ
พิมพ์ข้อมูลการเบิกจ่าย
ขั้นที่ 6
การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ
ทีมงานได้จัดทำ
เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานรายรับ-รายจ่าย เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ
งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
แนะนำ โปรแกรมระบบรายรับ-รายจ่าย
โปรแกรมระบบรายรับ-จ่าย
เป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 2 ระบบ ได้แก่
ระบบรายรับเป็นระบบที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายรับทั้งหมดของบริษัท
สามารถเพิ่ม
แก้ไข บันทึกข้อมูลได้
รวมทั้งการเก็บข้อมูลรายรับ เพื่อประมวลรายรับของบริษัทออกมา
ระบบรายรายจ่าย/ที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายจ่ายทั้งหมดของบริษัท
สามารถเพิ่ม
แก้ไข บันทึกข้อมูลได้
รวมทั้งการเก็บข้อมูลรายรับ เพื่อประมวลรายรับของบริษัทออกมา
การติดตั้งระบบ ทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน คือการใช้ระบบใหม่ และ ระบบเก่า ไป พร้อมๆ กัน เพราะ ทีมงานที่พัฒนาระบบได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงาน เพราะ ถ้าหากวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทำให้การดำเนินงานเกิด การขัดข้องได้ จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน
การติดตั้งระบบ ทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน คือการใช้ระบบใหม่ และ ระบบเก่า ไป พร้อมๆ กัน เพราะ ทีมงานที่พัฒนาระบบได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงาน เพราะ ถ้าหากวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทำให้การดำเนินงานเกิด การขัดข้องได้ จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน
ขั้นที่ 7
การซ่อมบำรุง
การซ้อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ้อมแซมระบบอย่างรวดเร็วหลังเกิดปัญหา
ข้อมูล ชุดนี้เป็นส่วนหนึ่งของ วิชาออกแบบและวิเคราะห์ระบบ
ตอบลบ