หน้าเว็บ

IPaper




ประวัติบริษัท IPaper จำกัด (มหาชน)
             บริบัท IPaper จำกัดมหาชนจัดตั้งเมื่อวันที่ 1 ม.ค. พ.ศ.2555 เพื่อผลิตกระดาษที่มีคุณภาพราคาประหยัดและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมโดยใช้วัสดุดิบจากแวดล้อมจากธรรมชาติ ใช้กระบวนการผลิตที่ทันสมัยจึงได้กระดาษที่มีคุณภาพดี  

นโยบายบริษัท
1.เลือกใช้กระบวนการ อุปกรณ์ และระบบผลิตที่มีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมน้อยที่สุด
2.เลือกใช้วัตถุดิบและพลังงานในกระบวนการผลิตเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
3.ประหยัดงบประมาณและทำให้เกิดผลกำไรมากที่สุด
4.บริการรวดเร็วฉับไวทันใจลูกค้า



วัตถุประสงค์ของธุรกิจ
1 เพื่อเพิ่มยอดขายให้มากขึ้น
2 เพื่อพัฒนาคุณภาพในการทำงานของพนักงาน
3.เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น
4.เพิ่มภาพลักษณ์ของบริษัท





ปัญหาภายในแผนก

แผนกการขาย
                มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกการขายจะมีการเก็บข้อมูลลูกค้าที่สั่งซื้อและข้อมูลการส่งของ
ปัญหาแผนกการขาย
1. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารแต่ละชนิดจะจัดเก็บอยู่ในแฟ้ม
                2. ค้นหาเอกสารได้ยากเนื่องจากเอกสารมีเยอะ และจัดเก็บไว้หลายที่
                3. ข้อมูลมีการสูญหาย   เพราะไม่สามรถตรวจสอบได้ว่าเอกสารอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังมาเป็นระบบ
                4. ข้อมูลมีการซับซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อของหลายครั้ง แต่พนักงานขายเก็บข้อมูลทุกครั้งทำให้เอกสารซ้ำซ้อน
                5. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ

แผนกจัดส่งสินค้า
                มีหน้าที่จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า  โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า
ปัญหาแผนกจัดส่งสินค้า
                1. เอกสารข้อมูลมีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ
                2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสารทุกชนิด   จัดเอกสารภายในแฟ้ม   ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระบบ
                3. ถ้าข้อมูลสูญหาย   จะทำให้ไม่สามารถจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้   อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
                4. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าอาจใช้เวลานาน เนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน

แผนกการผลิต
                มีหน้าที่ในการผลิตให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า
ปัญหาแผนกการผลิต
ปัญหาการผลิตสินค้าเกิดการล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด  และไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด   และไม่ต้องการที่กำหนดไว้
                1.สินค้าไม่มาตามกำหนด
                2. สินค้าไม่ครบตามจำนวนที่สั่งซื้อ
แผนกการบัญชี
                หน้าที่จัดการเงินค่าสินค้าและจัดทำบัญชีของบริษัทพร้อมทั้งทำรายงานงบการเงินเสนอผู้บริหารโดยผู้รับผิดชอบสั่งซื้อจากแผนกการขาย
ปัญหาของแผนกบัญชี
1. เอกสารมีจำนวนมาก   และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. เปลือนพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร   เพราะเอกสารทุกชนิดต้องเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก   เนื่องจากมีเอกสารจำนวนมาก   และจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. เอกสารสูญหาย   เพราะมีจำนวนมากและเอกสารส่วนใหญ่เกี่ยวกับการเงินหากสูญหายบริษัทก็ได้รับความเสียหายจำนวนมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ล่าช้า    และไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดความผิดพลาด    หรือเอกสารไม่ถูกต้อง

แผนกคลังสินค้า
แผนกสินค้ามีหน้าที่ตรวจสอบสินค้าและรับซ่อมสินค้าจากแผนกการขายสินค้าเพื่อจัดส่งไปยังแผนกจัดส่งสินค้า
ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
                1. เอกสารข้อมูลมีจำนวนมาก   เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิด
                2. เปลืองพื้นที่ในการตรวจสอบและจัดเก็บเอกสาร   เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
                3. ค้นหาเอกสารข้อมูลหายได้ยาก    เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
                4. ในการเช็คสต๊อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น   เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถเช็คได้

แผนกซ่อมบำรุง
แผนกซ่อมบำรุงมีหน้าที่ในการซ่อมบำรุงอุปกรณ์ที่ชำรุด    และหมั่นตรวจสอบอุปกรณ์ให้ใช้งานได้เสมอ
ปัญหาของแผนกซ่อมบำรุง
                1. ตรวจสอบไม่ตรงจุด
                2. ทำงานล่าช้า
                3. ขาดความรู้ด้านโครงสร้าง
ปัญหาระหว่างแผนก
แผนกซ่อมบำรุง-แผนกบัญชี
                -เบิกเงินในซ่อมบำรุ่งล่าช้า
แผนกบัญชี-แผนกซ่อมบำรุง
                -บัญชีไม่ทราบยอดการใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง
แผนกซ่อมบำรุง-แผนกจัดซื้อสินค้า
                -เกิดการซ่อมแซมล่าช้าเพราะจัดซื้ออุปกรณ์ล่าช้า
แผนกการผลิตสินค้า-แผนกซ่อมบำรุง
                -ฝ่ายซ่อมบำรุงไม่ทราบจุดปกพร้องทีแน่นนอนของแผนกการผลิตทำให้เกิดความล่าช้าในการผลิตสินค้า
แผนกการผลิต-แผนกการขาย
                -รายการสินค้าที่มาจากแผนกการขายเกิดความล่าช้าไม่ชัดเจน
                -อาจมีรายการสินค้าตกหล่นไม่ชัดเจน
แผนกการคลัง-แผนกผลิตสินค้า
                -ปัญหาการจัดเก็บเป็นสินค้า การเคลื่อนย้ายสินค้า
แผนกจัดซื้อ-แผนกบัญชี
                -การเบิกเงินในการซื้อมีความล้าช้า
                -บัญชีไม่ทราบยอดที่แน่นนอนในการจัดซื้อ
แผนกจัดซื้อ-แผนกผลิตสินค้า
                -การจัดซื้ออุปกรณ์การผลิตอาจไม่ตรงกับวัตถุประสงค์
แผนกบัญชีกับจัดส่งสินค้า
                -ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่แจ้งยอดให้แผนกบัญชีทราบบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้เพราะต้องทราบยอดสินค้าและคงเหลือแต่ละงวด

สรุปปัญหาทั้งหมด
                1.เอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระบบ
                2.เปลื้องพื้นที่ในการจัดเอกสารเพราะเอกสารทุกชนิดต้องเก็บไว้ภายในแฟ้ม
                3.ค้นหาเอกสารได้ยากเนื่องจากมีเอกสารจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
                4.เอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีจำนวนมากและเอกสารส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการเงินหากสูญหายบริษัทจะได้รับความสูญหายมาก
                5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินตรวจสอบได้ช้าไม่สะดวกรวดเร็ว
                6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดหรือเอกสารไม่ถูกต้อง
                7. ในการเช็คสต๊อกอาจเกิดการผิดพลาดขึ้นเนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ผิดพลาดในการตรวจเช็คได้
                8.การซ่อมบำรุงไม่ตรงจุดทำให้เกิดการล่าช้า
                9. ขาดความรู้ทางด้านโครงสร้าแต่ละชนิด
                10. ข้อมูลมีการซ้ำช้อน – เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสิ้นค้าหลายครั้งพนักงานขายก็บข้อมูลทุกครั้งทำให้เอกสารซ้ำซ้อน
                11. ถ้าข้อมูลสูญหาย จะเกิดความเสียหายกับทางบริษัท
                12. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้า อาจใช้เวลานาน เพราะจะต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
                13. สั่งสินค้าแล้วไม่มาตามกำหนดการณ์
                14. สินค้าได้ไม่ครบตามจำนวนการสั่งซื้อ
                15. สินจัดซื้อไม่ตรงตามต้องการ
                16. การเบิกเงินมีการล่าช้า
                17. บัญชีไม่ทราบยอดที่แน่นอน
                18. การล่าช้าในการจัดซื้ออุปกรณ์การผลิต
                19. บัญชีไม่ทราบการเบิกจ่ายเงินในแต่ละแผนก
                20. เกิดการซ้อมแบบล่าช้าเพราะขาดทักษะและโครงสร้างรวมถึงองค์ประกอบในซ่อมและปรับปรุง
                21. การผลิตสินค้าไม่พอสำหรับความต้องการในตลาด
                22. รายการสินค้าเพิ่มมาจากการขายทำให้เกิดความผิดพลาดหรือเกิดความล่าช้าไม่ชัดเจน
                23. อาจมีการตกหล่นทำให้ไม่สามารถผลิตสินค้าได้ตามยอดที่แน่นอน
                24. ปัญหาการจัดเก็บสินค้าการเคลื่อนย้ายจากฝ่ายผลิตไปยังคลัง
                25. ปัญหาลุกค้าชำระเงินแล้วมัดจำเงินแล้ว

ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา

1.ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย                     
2.ระบบการจัดเก็บเอกสาร                                                                
3.ระบบการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า                                                          
4.ระบบการจัดส่งสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก        





ขั้นตอนที่ 1
ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา



ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรรค์ระบบที่ต้องการพัฒนา
1.ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา
งบประมาณที่บริษัทจัดสรร 230,000 บาท
ความเกี่ยวข้องของระบบที่จะนำมาแก้ไขปัญหาในแผนกต่างๆ

ชื่อระบบที่ต้องการพัฒนา
แผนกที่เกี่ยวข้อง
ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย
บัญชี  การขาย  จัดซื่อ  จัดส่ง  คลัง  ซ่อมบำรุง การผลิต
ระบบการจัดเก็บเอกสาร
บัญชี  การขาย  จัดซื่อ  จัดส่ง  คลัง  ซ่อมบำรุง การผลิต
ระบบจัดเก็บข้อมูลสินค้า
การขาย
ระบบการจัดส่งสิ้นค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
จัดส่งสินค้า   การคลังสินค้า







จำแนกและจัดกลุ่มระบบ
ระบบทั้ง 4 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้
1.ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิมทำให้ใช้งานได้รวดเร็วขึ้นและสะดวกต่อการเก็บข้อมูลของ รายรับรายจ่ายและสามารถบริการลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น
2.ระบบการจัดเก็บเอกสาร
วัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว เป็นระเบียบ ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บ ง่ายต่อการค้นหาเอกสารทำให้แฟ้มข้อมูลไม่สูญหาย
3.ระบบการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของลูกค้าไว้เนื่องจากลูกค้าบางรายมีการซื้อสินค้าอยู่เป็นประจำจึงจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าที่เคยซื้อสินค้าไว้เพื่อให้การซื้อขายครั้งต่อไปง่ายต่อการติดต่อกับลูกค้าและทำให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.ระบบการจัดส่งสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการตรวจสอบสินค้าในสต็อกก่อนที่จะจัดส่งสินค้าทำให้ทราบปริมาณสินค้าในสต็อกว่ามีมากน้อยเพียงได เพียงพอที่จะส่งให้ลูกค้าหรือไม่ทำให้สินค้าไม่เกิดการสุญหาย และทราบข้อมูลของสินค้าอยู่ตลอดเวลา ทำให้การจัดส่งสินค้าไม่มีปัญหา ตรงตามความต้องการของลูกค้า


เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 4 แล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำ เป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด  จากตารางต่อไปนี้




เลือกระบบที่เหมาะสม
จากตารางเปรียบเทียบระบบตามวัตถุประสงค์ของบริษัท พบว่าระบบพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจทางการตลาดตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้ว เห็นควรว่าจะต้องนำ ระบบทั้ง 4 มาพิจารณาตามข้อจำ กัดเพิ่มเติม ได้แก่ ขนาดของโครงการ และผลประโยชน์ที่จะได้รับ
เนื่องจากหากระบบใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง ทำ ให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัทยังไม่สามารถทำ ได้ แสดงรายละเอียดในตารางต่อไปนี้



               จากการพิจารณาระบบทั้ง 4 ระบบตามวัตถุประสงค์ ขนาดของระบบที่ต้องการพัฒนา และผลประโยชน์ จะพบว่าระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบบัญชีรายรับรายจ่ายและสั่งซื้อสินค้า ซึ่งตรงตามนโยบายของบริษัท การพัฒนาส่วนนี้ครอบคลุมทางด้านการทำบัญชีของบริษัทและการเงินของบริษัท และทางด้านผู้บริหารก็ยอมรับกับระบบที่จะพัฒนานี้


การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบงานบัญชีมาใช้งาน
หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการทำงานซ้ำซ้อนกันของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัทการทำบัญชีรายรับรายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท เพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชีตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ

    แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งานโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 3 ทางเลือก


ทางเลือกที่ 1 :  ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ลำดับที่

ความต้องการในระบบ
แนวทางเลือกทั้ง 2 แนวทาง ในการจัดการระบบการสั่งจองสินค้า
หาซื้อ ซอฟแวร์ A
หาซื้อ ซอฟแวร์ B
ความต้องการที่คาดว่าได้รับ
    1
หน้าที่การทำงาน
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
    2
ความยืดหยุ่น
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กร
ไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการแต่ก็ไม่กระทบองค์กร
เงื่อนไข
1
ต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบ
100,000
85,000
2
การบริการหลังติดตั้งแล้วเสร็จ
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 7 วัน โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 5 วัน โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
3
คู่มือประกอบการใช้งาน
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
4
ระยะเวลาการทำระบบเสร็จ
45วัน
30วัน
































การประเมินแนวทางเลือกที่ 1
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง



ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก( คะแนนเต็ม10 )
หาซื้อ Software A
หาซื้อ Software  B
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
3
2
โปรแกรมเมอร์ 1
3
2
โปรแกรมเมอร์ 2
3
3
รวม
9
7
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
90%
70%
เกณฑ์ที่ได้
ดีมาก
ดี



  สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
       สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software  A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด



 ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้


ลำดับที่

ความต้องการในระบบ
แนวทางเลือกทั้ง 2 แนวทาง ในการจัดการระบบการสั่งจอง
ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบA
ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A
ความต้องการที่คาดว่าได้รับ
    1
หน้าที่การทำงาน
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ได้จัดทำไว้
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ได้จัดทำไว้
    2
ความยืดหยุ่น
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้
เงื่อนไข
1
ต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบ
250,000
200,000
2
การบริการหลังติดตั้งแล้วเสร็จ
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 5 วัน โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 3 วัน โดยเสียค่าใช้จ่าย
3
คู่มือประกอบการใช้งาน
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
4
ระยะเวลาการทำระบบเสร็จ
2 เดือน
45 วัน

 การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
               ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
  น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
 น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
 น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
 น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก( คะแนนเต็ม10 )
ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A
ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ B
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
3
2
โปรแกรมเมอร์ 1
3
2
โปรแกรมเมอร์ 2
3
3
รวม
9
7
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
90%
70%
เกณฑ์ที่ได้
ดีมาก
ดี

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2
        สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด


แนวทางเลือกที่ 3: ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ มีรายละเอียดเพิ่มเติมดังตารางต่อไปนี้

ลำดับที่
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขพิจารณา
ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
ความต้องการของระบบพัฒนาระบบงานบัญชี
1



2
หน้าที่การทำงาน



ความยืดหยุ่น
สมารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนด คุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้เอง
นอกจากการปรับแต่งระบบได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานแล้ว ยังได้ออกแบบระบบให้สามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตได้ด้วย
เงื่อนไข
1
2
ต้นทุน
การบริการหลังการติดตั้งแล้วเสร็จ
230,000
สามารถให้การฝึกอบรมแก่ผู้ใช้งานรวมไปถึงการบำรุงรักษาระบบให้เป็นปัจจุบัน
3
4
5
คู่มือประกอบการใช้งานระยะเวลาส่งมอบระบบ
ขีดความสามารถของพนักงาน
จัดทำคู่ประการใช้งาน
เดือน
ทีมงานทั้ง 3 คน มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบเองได้ โดยใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่มีอยู่เดิมและเพิ่มเติมได้เอง

 การประเมินแนวทางเลือกที่ 3 ไม่มี ในที่นี้ไม่มีข้อเปรียบเทียบ
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3
         ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ โดยใช้ระยะเวลาดำ เนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 230,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำ รองฉุกเฉิน เป็นต้น)


เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
        ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำ เสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณา เลือกแนวทางตามที่ได้นำ เสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังนี้ 


ลำดับที่
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขพิจารณา
แนวทางเลือกทั้ง 3
การจัดซื่อซอฟแวร์สำเร็จรูป A
ว่าจ้างบริษัทจากบุคคลภายนอก พัฒนาระบบที่ A
ใช้ทีมงามเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
ความต้องการของระบบ
1
หน้าที่การทำงาน
ตรงตามข้อกำหนดในการพัฒนาระบบบัญชีรายรับ-รายจ่าย และการสั่งซื่อสินค้า
ตรงตามข้อกำหนดในการพัฒนาระบบบัญชีรายรับ-รายจ่าย และการสั่งซื่อสินค้า
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่จัดทำไว้
2
ความยืดหยุ่น
ปรับแต่งได้ ไม่มีผลกระทบต่อโครงสร้าง
ปรับแต่งได้ ไม่มีผลกระทบต่อโครงสร้าง
ปรับแต่งได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานแล้วยังได้ออกแบบระบบให้สามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตได้ด้วย
เงื่อนไข
1
ต้นทุน รวมค่าบำรุงรักษาระบบ
100,000
250,000
230,000
2
การบริการหลังการขาย/ติดตั้งแล้วเสร็จ
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 7 วัน  โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 5วัน  โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
สามารถให้การฝึกอบรมแก่ผู้ใช้งานรวมไปถึงการบำรุงรักษาระบบให้เป็นปัจจุบัน
3
คู่มือประกอบการใช้งาน
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์หรือ e-mail
จัดทำคู่ประการใช้งาน
4
ระยะเวลาส่งมอบ
30 วัน
เดือน
เดือน


ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก( คะแนนเต็ม10 )
จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
ว่าจ้างบริษัทจากบุคคลภายนอก พัฒนาระบบ
ใช้ทีมงามเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
2
3
4
โปรแกรมเมอร์ 1
2
3
3
โปรแกรมเมอร์ 2
2
2
2
รวม
6
8
9
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
60%
80%
90%
เกณฑ์ที่ได้
พอใช้
ดี
ดีมาก


สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้


ขั้นตอนที่ 2
การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ 
เป้าหมาย

                นำระบบสาระสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัทเพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชี
วัตถุประสงค์
                โครงการการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท มีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์  ออกแบบ  และพัฒนาให้เป็นระบบงานบัญชีที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้  ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ
ขอบเขตของระบบ
                โครงการพัฒนาระบบการการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัทได้มีการจัดทำขึ้นโดยการว่าจ้างบริษัท A มารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
·       ระบบจะต้องสามารถทำเกี่ยวกับรายรับ และ รายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า
·       ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้
·       ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก
·       ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน
·       ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
·       การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
·       การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
·       ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
·       เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและสูญหายได้
·       ยากต่อการหาข้อมูล
·       การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

ความต้องการในระบบใหม่
                ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้  คือ
·       ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
·       สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย การสั่งซื้อสินค้า  และตรวจสอบข้อมูลดั่งกล่าวได้
·       สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
·       สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
·       การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายจัดซื้อ

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
·       บริษัทสามารถตรวจสอบแก้ไข รายรับรายจ่าย การสั่งซื้อสินค้า 
·       บริษัทสามารถทราบยอดรายรับ-จ่ายของบริษัท
·       บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น
·       ขั้นตอนการทำงานของระบบบัญชีในบริษัทที่มีความรวดเร็ว
·       ค่าสั่งจอง-การซื้อ ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน
·       สามารถจัดเก็บยอดรายรับ-จ่ายของบริษัทได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารใบเสร็จยืนยันให้ลูกค้า
·       การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
·       ลดระยะเวลาในการทำงาน

แนวทางในการพัฒนา
การพัฒนาระบบของบริษัท I-Paper  เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของ ของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัทการทำบัญชีรายรับรายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท เพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชีตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ

1.             การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
2.             การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
3.             การวิเคราะห์ระบบ
4.             การออกแบบเชิงตรรกะ
5.             การออกแบบเชิงกายภาพ
6.             การพัฒนาและติดตั้งระบบ
7.             การซ่อมบำรุงระบบ 


ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )
      เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร
                ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท I-Paper ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
·       จัดเก็บข้อมูลรายรับ-รายจ่าย สั่งซื้อสินค้า
·       ประหยัดระยะเวลารายรับ-รายจ่าย สั่งซื้อสินค้า
·       การตรวจสอบการสั่งจองสินค้า

ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
·       เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน
·       กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
·       วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์
1.             ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม  ดูว่าการทำงานของระบบบัญชี  มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม  และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งซื้อสินค้า
2.             การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ  ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ
3.              จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้    เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว   ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้   ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ
                เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบ  ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน  ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ
                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบรายรับรายจ่าย  ฐานข้อมูล   เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
·       เขียนโปรแกรม
·       ทดสอบโปรแกรม
·       ติดตั้งระบบ
·       จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

 ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด


แผนการดำเนินงานของโครงการ

                แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ รายรับ-รายจ่า ระบบการสั่งซื้อสินค้า  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้
                -  ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
                -  ประมาณการใช้ทรัพยากร
                -  ประมาณการใช้งบประมาณ
                -  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้
                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
                - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
                1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน7 เครื่อง
                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 2 เครื่อง

                4. อุปกรณ์ต่อพวง 7 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ประมาณการใช้งบประมาณ

                1. ค่าตอบแทนสำหรับทีมพัฒนาระบบ                                               120,000     บาท
                2. ค่าอุปกรณ์ต่างๆในการดำเนินงาน                                                    75,000     บาท
                3. ค่าบำรุงรักษาระบบ                                                                               35,000     บาท
                    รวม                                                                                                         230,000     บาท


ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
               ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบรายรับ-รายจ่าย ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 6 เดือน นับตั้งแต่
 เดือน มกราคม  มิถุนายน 2555 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด 





ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ

              เมื่อโครงการพัฒนา ระบบรายรับ-รายจ่าย ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการสังเกตการณ์โดยสังเกตการณ์แบบไม่รู้ตัว

 ออกสังเกตการณ์
                บุคคลผู้ที่ถูกสังเกตการณ์ คือบุคคลที่ทำหน้าที่เดินส่งเอกสารต่างในบริษัท โดยแต่ละแผนกอยู่ไกลกัน
ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
                จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการสังเกตการณ์ สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
·       การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
·       การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
·       ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
·       เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและ    
        สูญหายได้
·       ยากต่อการหาข้อมูล
·       การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

ความต้องการในระบบใหม่
        ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้  คือ
·       ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
·       สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย และตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้
·       สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
·       สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว



ขั้นตอนที่ 4
แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ



 แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ  ระบบพัฒนาระบบงานบัญชี บริษัท I-Paper

ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่
(System Requirement Structuring)



อธิบาย Context Diagram                                      
จาก Context Diagram ของระบบรายรับ-รายจ่าย ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน แหล่งสินค้า ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบรายรับ-รายจ่ายนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ ได้ดังนี้
    แผนกการขาย
-            แผนกการขายจะส่งข้อมูลใบเสร็จรับเงิน,ข้อมูลยอดขายในแต่ละเดือนและข้อมูลรายจ่ายในแผนกให้กับระบบ
-            ระบบจะส่งรายงานยอดขายทั้งหมดกลับมาให้แผนกขาย
-            ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายของแผนกขายกลับมา
    แผนกบัญชี
-            ต้องการรับทราบยอดขายในแต่ละเดือน
-            ต้องการข้อมูลใบเสร็จรับเงิน
-            ส่งข้อมูลเบิกจ่ายของแผนกให้กับระบบ
-            ระบบจะส่งรายงานใบเสร็จรับเงินทั้งหมดให้กับแผนกบัญชี
-            ระบบจะส่งรายงานรายรับ-รายจ่ายทั้งหมดให้กับแผนกบัญชี
-            ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายของแผนกบัญชีกลับมา
    แผนกการคลัง
-            จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
-            ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกการคลัง
    แผนกจัดส่งสินค้า
-            จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
-            ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกจัดส่งสินค้า
    แผนกจัดซื้อสินค้า
-            จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
-            ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกจัดซื้อสินค้า
    แผนกการผลิต
-            จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
-            ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกการผลิต
    แผนกซ่อมบำรุง
-           จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
-           ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกซ่อมบำรุง



Data Flow Diagram Level 0 





    
อธิบาย Data flow Diagram Level 0

จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 3 ขั้นตอน  ดังนั้นจึงแยก  Process  ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้


Process 1.0 
แผนกขายส่งข้อมูลยอดขายให้กับระบบ  ระบบจะนำข้อมูลยอดขายในแต่ละเดือนไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลยอดขาย  
แผนกขายส่งข้อมูลใบเสร็จรับเงินให้กับระบบ  ระบบจะนำข้อมูลใบเสร็จรับเงินไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงินแล้วระบบจะทำการประมวลผมรายรับจากใบเสร็จรับเงินออกมาเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายรับ

Process 2.0 
แต่ละแผนกจะทำการส่งข้อมูลการเบิกจ่ายของแผนกนั้นไปให้ระบบ ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปให้แผนกที่ส่งข้อมูลเข้ามาแล้วระบบจะทำการส่งข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลการเบิกจ่ายของแต่ละแผนกที่ส่งข้อมูลเข้ามา 
แล้วระบบจะทำการส่งข้อมูลจากแฟ้มการเบิกจ่ายของแต่ละแผนกไปเก็บรวบรวมไว้ที่ แฟ้มข้อ มูลรายจ่ายทั้งหมด


Process 3.0
ระบบจะทำการสั่งพิมพ์รายงาน รายรับ-รายจ่ายให้กับแผนกบัญชีโดยดึงข้อมูลจกแฟ้มข้อมูลรายรับและแฟ้มข้อมูลรายจ่ายทั้งหมดมาพิมพ์ให้กับแผนกบัญชี
ระบบจะทำการสั่งพิมพ์ รายงานใบเสร็จรับเงิน โดยดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงินมาพิมพ์
ระบบทำการสั่งการพิมพ์รายงานยอดขายทั้งหมดให้กับแผนกการขายโดยระบบจะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลยอดขายมาพิมพ์





อธิบาย Data flow Diagram Level 1
Process 1.1
ได้รับข้อมูลยอดขายจากแผนกขาย ระบบจะส่งข้อมูลยอดขายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลยอดขายทั้งหมด
Process 1.2
ได้รับข้อมูลใบเสร็จรับเงินจากแผนกขาย ระบบจะส่งข้อมูลใบเสร็จรับเงินไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงิน
Process 1.3
ได้รับข้อมูลในใบเสร็จจากแฟ้มข้อมูลใบเสร็จรับเงินแล้วนำมาประมวลผลคิดค่ารายรับที่ได้ออกมา แล้วส่งข้อมูลรายรับไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายรับ


Process 2.1
แผนกการขายส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกขาย ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกขาย แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกขาย
Process 2.2
แผนกบัญชีส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกบัญชีระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกบัญชีแล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกบัญชี
Process 2.3
แผนกจัดส่งสินค้าส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกจัดส่งสินค้า ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกจัดส่งสินค้า แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกจัดส่งสินค้า
Process 2.4
แผนกจัดซื้อสินค้าส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกจัดซื้อสินค้า ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกจัดซื้อสินค้า แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกจัดซื้อสินค้า
Process 2.5
แผนกคลังสินค้าขายส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกคลังสินค้า ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกคลังสินค้า แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกคลังสินค้า
Process 2.6
แผนกซ่อมบำรุงส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกซ่อมบำรุง ระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกซ่อมบำรุง แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกซ่อมบำรุง
Process 2.7
แผนกการผลิตส่งข้อมูลการเบิกจ่ายให้กับระบบรายจ่ายแผนกการผลิตระบบก็นำข้อมูลการเบิกจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายแผนกการผลิต แล้วระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับไปที่แผนกการผลิต
Process 2.8
ระบบรวมยอดรายจ่ายจะได้รับข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายจ่ายของทุกแผนกแล้วจะส่งยอดรวมรายจ่ายไปเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลรายจ่ายทั้งหมด




ขั้นตอนที่ 5
การออกแบบ User Interface







รูปที่ 1
          ปุ่มตัวเลือก การกรอกข้อมูล ถ้าคลิกปุ่มข้อมูลรายรับก็จะเข้าสู้ขั้นตอนการกรอกข้อมูลรายรับ(ข้อมูลใบเสร็จรับเงิน)ถ้าคลิกปุ่มข้อมูลรายจ่ายก็จะเข้าสู้ขั้นตอนการกรอกข้อมูลรายจ่าย






รูปที่ 2
          พิมพ์ลำดับ ที่ช่องลำดับ และกรอกข้อมูล วันที่ ชื่อผู้สินค้า จำนวนสินค้าที่ซื้อ ราคาสินค้า รวมถึง กรอกชื่อผู้รับเงิน คลิกปุ่ม บันทีกเพื่อจัดเก็บข้อมูล และกดปุ่มพิมพ์เพื่อพิมพ์ข้อมูลรายรับ





รูปที่ 3
            จากรูปที่ 1 ถ้ากรณีคลิกปุ่มข้อมูลรายจ่าย ขั้นแรกให้เลือกแผนกที่ทำการเบิกจ่ายจากช่อง เลือกแผนก เมื่อได้แผนก ในที่นี่สมมุติว่าเลือกแผนกการขาย ให้คลิกยืนยัน เพื่อไปสู้ขั้นตอนต่อไป และคลิกปุ่มยกเลิกเพื่อไม่ต่องการกรอกข้อมูลรายจ่าย





รูปที่ 4
ให้ทำการเพิ่มข้อมูล โดยการกรอกข้อมูล ลำดับที่ ว่าทำการเบิกจ่ายเป็นครั้งที่เท่าไร และกรอกวันที่ เรื่องที่ต้องการเบิกที่หัวข้อการการเบิกจ่าย ว่านำเงินจากกการเบิกจ่ายไปใช้จ่ายอะไร จำนวนเงินเบิกจ่าย และลงชื่อผู้เบิกจ่าย กดปุ่มบันทึก เพื่อจัดเก็บข้อมูล คลิกปุ่มแก้ไข เพื่อแก้ข้อมูลที่อาจกรอกผิดพลาด และคลิกปุ่มพิมพ์เพื่อทำการ พิมพ์ข้อมูลการเบิกจ่าย



ขั้นที่ 6
การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

           ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานรายรับ-รายจ่าย  เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
 แนะนำ โปรแกรมระบบรายรับ-รายจ่าย
โปรแกรมระบบรายรับ-จ่าย เป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 2 ระบบ ได้แก่
ระบบรายรับเป็นระบบที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายรับทั้งหมดของบริษัท สามารถเพิ่ม
แก้ไข บันทึกข้อมูลได้ รวมทั้งการเก็บข้อมูลรายรับ เพื่อประมวลรายรับของบริษัทออกมา
 ระบบรายรายจ่าย/ที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายจ่ายทั้งหมดของบริษัท สามารถเพิ่ม
แก้ไข บันทึกข้อมูลได้ รวมทั้งการเก็บข้อมูลรายรับ เพื่อประมวลรายรับของบริษัทออกมา


            การติดตั้งระบบ ทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน คือการใช้ระบบใหม่ และ ระบบเก่า ไป พร้อมๆ กัน เพราะ ทีมงานที่พัฒนาระบบได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงาน เพราะ ถ้าหากวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทำให้การดำเนินงานเกิด การขัดข้องได้ จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน

ขั้นที่ 7
การซ่อมบำรุง

          การซ้อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ้อมแซมระบบอย่างรวดเร็วหลังเกิดปัญหา

1 ความคิดเห็น:

  1. ข้อมูล ชุดนี้เป็นส่วนหนึ่งของ วิชาออกแบบและวิเคราะห์ระบบ

    ตอบลบ